ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1.ВВЕДЕНИЕ
1.1 Цель
Политика хранения и уничтожения персональных данных («Политика») была подготовлена для определения процедур и принципов, касающихся работ и транзакций, связанных с деятельностью по хранению и уничтожению, осуществляемой Товарной биржей Nizip (Биржей или нашей Биржей) .
В соответствии с миссией, видением и основными принципами, определенными в стратегическом плане нашей Биржи; Приоритетной задачей является обработка персональных данных сотрудников фондовой биржи, кандидатов на работу, поставщиков услуг, посетителей, членов и других третьих лиц в соответствии с Конституцией Турецкой Республики, международными соглашениями, Законом о защите персональных данных № 6698 («Закон») и другим соответствующим законодательством, а также обеспечение эффективного осуществления соответствующими лицами своих прав.
Работы и операции по хранению и уничтожению персональных данных осуществляются в соответствии с Политикой, подготовленной соответственно нашей Биржей.
1.2 Сфера действия
Персональные данные, принадлежащие сотрудникам компании, кандидатам на работу, поставщикам услуг, посетителям, участникам и другим третьим лицам, подпадают под действие настоящей Политики, и настоящая Политика применяется ко всем средам записи, где обрабатываются персональные данные, принадлежащие или управляемые Borsa İstanbul, и к деятельности, связанной с обработкой персональных данных.
1.3 Сокращения и определения
Группа получателей: категория физического или юридического лица, которому контроллер данных передает персональные данные.
Явное согласие: Согласие по конкретному вопросу, основанное на информации и выраженное по свободной воле.
Анонимизация: невозможность каким-либо образом связать персональные данные с идентифицированным или идентифицируемым физическим лицом, даже путем сопоставления их с другими данными.
Сотрудник: Сотрудники нашей фондовой биржи.
EBYS: Система управления электронными документами. Электронная среда: Среды, в которых персональные данные могут создаваться, считываться, изменяться и записываться с помощью электронных устройств.
Неэлектронные средства массовой информации: все письменные, печатные, визуальные и т. д., кроме электронных средств массовой информации. другие среды.
Поставщик услуг: Реальное или юридическое лицо, предоставляющее услуги в рамках конкретного договора с нашей Фондовой биржей.
Соответствующее лицо: Реальное лицо, чьи персональные данные обрабатываются.
Соответствующий пользователь: лица, которые обрабатывают персональные данные внутри организации-контролера данных или в соответствии с полномочиями и инструкциями, полученными от контроллера данных, за исключением лица или подразделения, ответственного за техническое хранение, защиту и резервное копирование данных.
Уничтожение : Удаление, уничтожение или обезличивание персональных данных.
Закон : Закон № 6698 о защите персональных данных.
Среда записи: любая среда, в которой персональные данные обрабатываются полностью или частично автоматическими или неавтоматическими средствами, при условии, что она является частью какой-либо системы записи данных.
Персональные данные: любая информация, касающаяся идентифицированного или идентифицируемого физического лица.
Инвентаризация обработки персональных данных: действия по обработке персональных данных, осуществляемые контролерами данных в зависимости от их бизнес-процессов; Инвентаризация, которую они создают, связывает персональные данные с целями и юридическим основанием обработки персональных данных, категорией данных, группой переданных получателей и группой субъектов данных, а также с подробным указанием максимального срока хранения, необходимого для целей, для которых обрабатываются персональные данные, персональных данных, которые предполагается передать в зарубежные страны, и мер, принимаемых в отношении безопасности данных.
Обработка персональных данных: все виды операций, выполняемых с данными, такие как получение, запись, хранение, сохранение, изменение, переупорядочение, раскрытие, передача, присвоение, предоставление доступа, классификация или предотвращение использования персональных данных полностью или частично автоматическими или неавтоматическими средствами при условии, что они являются частью какой-либо системы регистрации данных.
Персональные данные особого характера: данные, касающиеся расы, этнического происхождения, политических взглядов, философских убеждений, религии, секты или других убеждений, внешнего вида и одежды, ассоциаций, членства в фондах или профсоюзах, здоровья, сексуальной жизни, уголовных судимостей и мер безопасности, а также биометрические и генетические данные.
Периодическое уничтожение: Процесс удаления, уничтожения или обезличивания персональных данных, который указан в политике хранения и уничтожения персональных данных и будет осуществляться по должности через повторяющиеся промежутки времени, в случае устранения всех условий обработки персональных данных, указанных в законе.
Политика : Политика хранения и уничтожения персональных данных
Обработчик данных: физическое или юридическое лицо, которое обрабатывает персональные данные от имени контролера данных на основании полномочий, предоставленных контролером данных.
Система регистрации данных: система регистрации, в которой персональные данные структурируются и обрабатываются в соответствии с определенными критериями.
Контроллер данных: физическое или юридическое лицо, которое определяет цели и средства обработки персональных данных и несет ответственность за создание и управление системой регистрации данных.
Информационная система реестра контролеров данных: информационная система, созданная и управляемая Президентом, доступная через Интернет, которую контролеры данных будут использовать при подаче заявок в реестр и других связанных транзакциях, связанных с реестром.
VERBİS: Положение о информационной системе реестра контролеров данных: Положение об удалении, уничтожении или анонимизации персональных данных, опубликованное в Официальном вестнике от 28 октября 2017 года.
2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ И ОБЯЗАННОСТЕЙ
Все подразделения и сотрудники нашей Фондовой биржи активно поддерживают ответственные подразделения в вопросах надлежащего выполнения технических и административных мер, принимаемых ответственными подразделениями в рамках Политики, обучения и повышения осведомленности сотрудников подразделений, мониторинга и постоянного надзора, а также принятия технических и административных мер для обеспечения безопасности данных во всех средах, где обрабатываются персональные данные, в целях предотвращения незаконной обработки персональных данных, предотвращения незаконного доступа к персональным данным и обеспечения законного хранения персональных данных.
3.НОСИТЕЛИ ЗАПИСЕЙ
Персональные данные надежно хранятся Borsa İstanbul в средах, указанных ниже, в соответствии с законом.
Среды хранения персональных данных:
- Электронные среды, неэлектронные среды Серверы (домен, резервное копирование, электронная почта, база данных, веб, общий доступ к файлам и т. д.)
- Программное обеспечение (офисные программы,
- Устройства информационной безопасности (брандмауэр, система обнаружения и предотвращения вторжений, файл журнала, антивирус и т. д.)
- Персональные компьютеры (настольный компьютер, ноутбук)
- Мобильные устройства (телефон, планшет и т. д.),
- Оптические диски (CD, DVD и т. д.)
- Съемные запоминающие устройства (USB, карта памяти и т. д.)
- Принтеры, сканеры, копировальные аппараты,
- Бумага,
- Системы ручного учета данных (формы опросов, книга регистрации посетителей)
- Письменные, печатные, визуальные средства массовой информации
4. ПОЯСНЕНИЯ ПО ХРАНЕНИЮ И УТИЛИЗАЦИИ
На нашей фондовой бирже; Персональные данные сотрудников, потенциальных сотрудников, посетителей, членов и сотрудников третьих лиц, учреждений или организаций, с которыми мы имеем отношения как поставщики услуг, хранятся и уничтожаются в соответствии с Законом.
В этом контексте ниже приведены подробные пояснения относительно хранения и утилизации.
4.1 Информация о хранении
В статье 3 Закона определено понятие обработки персональных данных, в статье 4 указано, что обрабатываемые персональные данные должны быть связаны с целью, для которой они обрабатываются, ограничены и соразмерны и должны храниться в течение срока, предусмотренного соответствующим законодательством, или в течение срока, необходимого для цели, для которой они обрабатываются, а в статьях 5 и 6 перечислены условия обработки персональных данных.
Соответственно, в рамках деятельности Borsa İstanbul персональные данные хранятся в течение периода времени, предусмотренного соответствующим законодательством или подходящего для наших целей обработки.
4.1.1 Правовые основания, требующие хранения
Персональные данные, обрабатываемые в рамках деятельности нашей Биржи, хранятся в течение срока, предусмотренного соответствующим законодательством. В этом контексте персональные данные;
- Законом № 6698 о защите персональных данных,
- Кодекс обязательств Турции № 6098,
- Законом № 4734 о государственных закупках,
- Законом № 657 о государственных служащих,
- Законом № 5510 о социальном страховании и общем медицинском страховании,
- Закон № 5651 «О регулировании публикаций в Интернете и борьбе с преступлениями, совершаемыми посредством этих публикаций»,
- Закон об управлении государственными финансами № 5018,
- Закон о гигиене и безопасности труда № 6331,
- Законом № 4982 о праве на получение информации,
- Закон № 3071 об осуществлении права на обращение,
- Законом № 4857 о труде,
- Закон о высшем образовании № 2547,
- Законом № 5434 о пенсионном обеспечении,
- Законом № 2828 о социальных услугах,
- Положение о мерах по охране труда и технике безопасности, которые необходимо принимать в зданиях и пристройках на рабочих местах,
- Положение об архивных услугах
- Другие второстепенные правила, действующие в соответствии с этими законами.
Он хранится в течение указанных периодов хранения.
4.1.2 Цели обработки, требующие хранения
Наша фондовая биржа хранит персональные данные, которые она обрабатывает в рамках своей деятельности, для следующих целей.
- Осуществление кадровых процессов.
- Обеспечение корпоративной коммуникации.
- Чтобы обеспечить безопасность компании,
- Уметь проводить статистические исследования.
- Уметь выполнять работы и сделки на основании подписанных договоров и протоколов.
- Обеспечить выполнение юридических обязательств в соответствии с требованиями или требованиями правовых норм.
- Для связи с физическими/юридическими лицами, имеющими деловые отношения с нашей биржей.
- Составление установленной законом отчетности.
- Бремя доказывания как доказательства в юридических спорах, которые могут возникнуть в будущем.
4.2 Основания для уничтожения
Персональные данные в случаях:
- Изменение или отмена соответствующих законодательных положений, которые составляют основу для обработки,
- отпадения цели, требующей их обработки или хранения,
- В случаях, когда обработка персональных данных осуществляется только на основании явного согласия, соответствующее лицо должно отозвать свое явное согласие,
- В соответствии со статьей 11 Закона заявление соответствующего лица на удаление и уничтожение его персональных данных в рамках его прав принимается нашей Фондовой биржей,
- В случаях, когда Borsa İstanbul отклоняет заявление соответствующего лица с просьбой об удалении, уничтожении или анонимизации его личных данных, находит ответ недостаточным или не отвечает в течение срока, предусмотренного Законом; Подавая жалобу в Правление и этот запрос был одобрен Правлением,
- Максимальный срок хранения персональных данных прошел и отсутствуют условия, оправдывающие хранение персональных данных в течение более длительного периода времени,
В таких случаях они удаляются, уничтожаются или удаляются ex officio, уничтожаются или анонимизируются нашей Фондовой биржей по запросу соответствующего лица.
5. ТЕХНИЧЕСКИЕ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ МЕРЫ
Технические и административные меры принимаются нашей Фондовой биржей в рамках адекватных мер, определенных и объявленных нашей Фондовой биржей для специальных персональных данных в соответствии со статьей 12 Закона и четвертым абзацем статьи 6 Закона, в целях безопасного хранения персональных данных, предотвращения незаконной обработки и доступа к ним, а также уничтожения персональных данных в соответствии с законодательством.
5.1 Технические меры
Технические меры, принимаемые нашей Биржей в отношении обрабатываемых ею персональных данных, перечислены ниже:
- С помощью тестов на проникновение выявляются риски, угрозы, уязвимости и уязвимости, если таковые имеются, в отношении информационных систем Borsa İstanbul, и принимаются необходимые меры предосторожности.
- В результате анализа в реальном времени с управлением инцидентами ИБ постоянно отслеживаются риски и угрозы, которые могут повлиять на непрерывность работы информационных систем.
- Доступ к информационным системам и авторизация пользователей осуществляется через матрицу доступа и авторизации, а политики безопасности – через корпоративный активный каталог.
- Принимаются необходимые меры предосторожности для физической безопасности оборудования, программного обеспечения и данных информационных систем нашей Борсы.
- Для обеспечения безопасности информационных систем от угроз окружающей среды используются аппаратные средства (система контроля доступа, позволяющая входить в системное помещение только уполномоченному персоналу, система круглосуточного мониторинга, обеспечивающая физическую безопасность граничных коммутаторов, образующих локальную сеть, система пожаротушения, система кондиционирования и т. д.) и программное обеспечение (межсетевые экраны, системы предотвращения атак, контроля доступа к сети, системы предотвращения вредоносного ПО и т. д.).
- Выявляются риски для предотвращения неправомерной обработки персональных данных, принимаются соответствующие этим рискам технические меры и осуществляется технический контроль принятых мер.
- Доступ к хранилищам, содержащим персональные данные, регистрируется, благодаря чему ненадлежащий доступ или попытки доступа находятся под контролем.
- Наша биржа принимает необходимые меры для обеспечения того, чтобы удаленные персональные данные были недоступны и непригодны для использования соответствующими пользователями.
- Отслеживаются уязвимости безопасности, устанавливаются соответствующие исправления безопасности и поддерживается актуальность информационных систем.
- Надежные пароли используются в электронных средах, где обрабатываются персональные данные.
- Системы безопасного учета (регистрации) используются в электронных средах, где обрабатываются персональные данные.
- Программы резервного копирования данных используются для обеспечения безопасного хранения личных данных.
- Доступ к персональным данным, хранящимся на электронных или неэлектронных носителях, ограничивается по принципам доступа.
Если передача осуществляется между серверами в разных физических средах, передача данных между серверами осуществляется путем установления VPN или методом FTP. При необходимости передачи документа на бумажном носителе принимаются необходимые меры против таких рисков, как кража, потеря или просмотр документа посторонними лицами, и документ пересылается в «конфиденциальном» формате.
5.2 Административные меры
Административные меры, принимаемые нашей Биржей в отношении обрабатываемых ею персональных данных, перечислены ниже:
- В целях повышения квалификации работников проводится обучение по предотвращению незаконной обработки персональных данных, предотвращению неправомерного доступа к персональным данным, обеспечению сохранности персональных данных, средств связи, технических знаний и навыков, Закону № 657 и другому соответствующему законодательству.
- Сотрудники обязаны подписывать соглашения о конфиденциальности в отношении деятельности, осуществляемой нашей фондовой биржей.
- Для сотрудников, не соблюдающих политики и процедуры безопасности, подготовлено дисциплинарное взыскание.
- Прежде чем приступить к обработке персональных данных, Borsa İstanbul выполняет свои обязательства по информированию соответствующих лиц.
- Составлен реестр обработки персональных данных.
- Внутри компании проводятся периодические и выборочные проверки.
- Для сотрудников проводится обучение по информационной безопасности.
6. МЕТОДЫ УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
По истечении срока, предусмотренного соответствующим законодательством, или срока хранения, необходимого для цели их обработки, персональные данные уничтожаются Borsa İstanbul ex officio или по заявлению соответствующего лица с использованием методов, указанных ниже, в соответствии с соответствующим законодательством.
6.1 Удаление персональных данных
Персональные данные удаляются способами, описанными ниже.
- Персональные данные на серверах:
Для персональных данных на серверах, срок хранения которых истек, системный администратор снимает авторизацию доступа соответствующих пользователей и удаляет их.
- Персональные данные в электронной среде:
Среди персональных данных в электронной среде те, срок хранения которых истек, становятся недоступными и непригодными для использования другими работниками (соответствующими пользователями), кроме администратора базы данных.
- Персональные данные в физической среде:
Персональные данные, хранящиеся на физических носителях, для которых истек срок их хранения, делаются недоступными и недоступными каким-либо образом для других работников, за исключением руководителя подразделения, ответственного за архив документов. Кроме того, чернение также наносится путем рисования/закрашивания/стирания поверхности так, чтобы ее нельзя было прочитать.
6.2 Уничтожение персональных данных
Персональные данные уничтожаются способами, описанными ниже.
- Персональные данные в физической среде:
Персональные данные, хранящиеся на бумаге с истекшим сроком годности, безвозвратно уничтожаются в машинах для уничтожения бумаги.
- Персональные данные на оптических / магнитных носителях:
Персональные данные, содержащиеся на оптических и магнитных носителях, срок хранения которых истек, подвергаются физическому уничтожению, например плавлению, сжиганию или распылению. Кроме того, данные на магнитном носителе становятся нечитаемыми, если их пропустить через специальное устройство и подвергнуть воздействию сильного магнитного поля.
6.3 Обезличивание персональных данных
Обезличивание персональных данных означает невозможность каким-либо образом связать персональные данные с идентифицированным или идентифицируемым физическим лицом, даже если они совпадают с другими данными.
Для того, чтобы персональные данные были анонимизированы; Персональные данные должны быть возвращены контролером данных или третьими лицами и/или исключены возможности их связи с идентифицированным или идентифицируемым физическим лицом, даже посредством использования соответствующих методов с точки зрения среды записи и соответствующей сферы деятельности, таких как сопоставление данных с другими данными.
7. ПЕРИОД ХРАНЕНИЯ И УТИЛИЗАЦИИ
В отношении персональных данных, обрабатываемых нашей Биржей в рамках ее деятельности:
- Сроки хранения персональных данных для всех персональных данных в рамках осуществляемой деятельности в зависимости от процессов указаны в Реестре обработки персональных данных;
- Периоды хранения в зависимости от категорий данных записываются в VERBIS;
- Сроки хранения на основе процессов указаны в Политике хранения и уничтожения персональных данных.
указаны.
Для персональных данных, срок хранения которых истек, процесс удаления, уничтожения или анонимизации ex officio осуществляется Borsa İstanbul.
8. ПЕРИОД ПЕРИОДИЧЕСКОГО РАЗРУШЕНИЯ
Наша биржа определила период периодического уничтожения в 6 месяцев.
9. ПУБЛИКАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ПОЛИТИКИ
Политика опубликована на нашем веб-сайте и доведена до сведения общественности на веб-сайте. Распечатанная бумажная копия также хранится в соответствующем подразделении нашей Фондовой биржи.
10. ОБНОВЛЕННЫЙ ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ ПОЛИТИКИ
Политика пересматривается по мере необходимости и необходимые разделы обновляются.
11. ВНЕДРЕНИЕ И ОТМЕНА ПОЛИТИКИ
Политика считается вступившей в силу с момента ее опубликования на сайте нашей Биржи.